Dein Aufgabenbereich - Wie Du uns unterstützen kannst:
Zur Unterstützung unseres Direktors und der stellvertretenden Direktorin suchen wir ab sofort eine engagierte und zuverlässige Persönlichkeit für das Büro des Direktors.
Als zentrale Unterstützung im Büro des Direktors übernimmst Du eine Schlüsselrolle in der Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts. Du sorgst dafür, dass Abläufe reibungslos funktionieren und behältst auch in dynamischen Situationen den Überblick.
Dein Aufgabenspektrum ist abwechslungsreich und herausfordernd, dabei gehören zu Deinen Aufgaben insbesondere:
- Organisation & Koordination:
Du verantwortest die Planung und Koordination interner und externer Termine und behältst den Kalender des Direktors stets im Blick. Dabei koordinierst Du vorausschauend und mit einem guten Gespür für Prioritäten. - Administrative Unterstützung im Tagesgeschäft:
Du übernimmst klassische Assistenzaufgaben wie die Bearbeitung der Eingangspost sowie die schriftliche und telefonische Korrespondenz. Zudem kümmerst Du Dich um Fristenmanagement, Reiseplanung und die Organisation von Terminen und Besprechungen, einschließlich Bewirtung. - Schnittstellenfunktion:
Als zentrale Anlaufstelle bist Du im engen Austausch mit dem Direktor und der stellvertretenden Direktorin, den Führungskräften, Kolleginnen und Kollegen sowie externen Partnerinnen und Partnern. Dabei kommunizierst du sicher und professionell – sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch. - Verlässliche Unterstützung im Hintergrund:
Du hältst dem Direktor den Rücken frei, sorgst für Struktur im Arbeitsalltag und trägst aktiv dazu bei, dass Entscheidungen gut vorbereitet getroffen werden können.
Die Stelle wird zunächst befristet für 2 Jahre vergeben.
